Prokrastinace
je způsob, jak se vyhnout práci na něčem skutečně důležitém tím, že člověk zaplní čas jinými „nezbytnými“ činnostmi, jako je surfování na internetu, organizace šatníku podle barev nebo příprava svačinky.
Takto prokrastinující lidé často pociťují stres a nenaplnění, protože vědí, že by mohli dosáhnout mnohem lepších výsledků, kdyby se věnovali podstatným úkolům.
Podobnou „brzdou“ v plnění vlastních pracovních úkolů a dosahování cílů však může být také neschopnost odmítnout plnit práci za jiné a jednoduše říct NE.
Příčiny prokrastinace
Moderní technologie nám přinesly mnoho rozptýlení. Kde dříve nebylo mnoho příležitostí pro prokrastinaci, dnes nás neustále lákají sociální sítě, internet a další aktivity. Ještě před pár dekádami neexistovalo mnoho aktivit, které v současnosti odebírají člověku pozornost a schopnost splnit požadované úkoly.
Televize byla černobílá a vysílala pouze jeden program. Velká část pořadů byla navíc nezáživná. Neexistovaly mobily, počítače a ani způsoby zábavy, které se k těmto přístrojům pojí. Dá se říci, že vlastně nebylo moc šancí prokrastinovat.
Člověk moderní se potřebuje naučit čelit mnohem více nástrahám, lépe pečovat o svoji pozornost a čas. A to už je výzvou pro sebedisciplínu. Když všemi okolními podněty zahlcený člověk nakonec postrádá vlastní smysl života a vnitřní motivaci, nezřídka potřebuje někoho, kdo by ho pobízel k zahájení nebo dokončení úkolu.
Snížit míru prokrastinace je ale možné i svépomocí, prostřednictvím následujících snadných technik.
Tři funkční techniky pro minimalizaci prokrastinace
1. Plánování je klíčové pro efektivní řízení času a zvládání prokrastinace.
- Zpracujte si vždy roční, měsíční, týdenní a denní plány.
- Stanovujte si priority úkolů.
- Rozdělujte velké úkoly na menší části.
- Plánujte časové bloky pro jednotlivé činnosti.
2. Zpracovávání „TO DO“ listu, tedy seznamu úkolů.
Je to efektivní nástroj pro organizaci a sledování práce, kterou potřebujete dokončit.
- Vytvořte si seznam úkolů na každý den.
- Označte si splněné úkoly, což vám dodá pocit úspěchu.
3. Využívejte pomodoro techniku.
Je to metoda řízení času, která rozděluje práci na kratší, soustředěné úseky, následované krátkými přestávkami.
- Pracujte 25 minut, pak si dejte 5 minut přestávku.
- Po čtyřech cyklech si dejte delší přestávku (15–30 minut).
TIP pro domácí praxi
Rozložte si velký úkol do malých částí. Doporučuji rozdělit si na začátku projektu velký úkol na menší části.
Představte si, že jste horolezec, který šplhá po dlouhé a strmé stěne směrem k jejímu vrcholu. Je to náročné a trvá to. Máte obavy, že výstup nezvládnete, ztrácíte víru. Tak stoupáte po malých úsecích, kdy si můžete na chvilku odsednout do sedáku a odpočinout si. Nakonec výstup zvládnete a zdoláte vrchol.
Umění říct NE prokrastinaci
Klíčem k překonání prokrastinace je také umění říct NE. Tím, že se naučíte odmítat méně důležité činnosti a soustředíte se na ty nejdůležitější, můžete zvýšit svou produktivitu a dosáhnout svých cílů.
Je důležité identifikovat aktivity, které vás odvádějí od hlavních cílů, a rozhodnout se, kdy a jak je odmítnout.
Umění říct NE druhým
Pro zvládnutí umění nastavit si vlastní osobní hranice je potřeba umět říct v některých případech NE.
NE je někdy důležitější než ANO. Naučte se říkat NE s důstojností.
Otázky, které vám můžou pomoci říct NE:
- Jak často si děláte starosti, že neumíte říct NE?
- Jak intenzivně cítíte vinu, když někomu řeknete NE?
- Myslíte si, že vás ostatní nebudou mít rádi, když řeknete NE?
- Jak často umíte říct NE druhým lidem?
- V jakých situacích umíte říct NE?
Když neumíte odmítnout pomoc druhým, tak vlastně říkáte NE sami sobě. Jinými slovy: pokud říkáte ANO věcem, které vám nedělají dobře, tak říkáte NE sami sobě.
Cvičení, které vám pomůže umět říct NE
- Sepište si seznam různých situací z každodenního života, kdy vás někdo přemluvil k tomu, abyste udělal/a něco, co jste vlastně udělat nechtěl/a. Seznam situací, kdy jste uvnitř těla křičel/a své NE a neřekl/a jej nahlas.
- Nyní se na seznam, který jste vytvořil/a, znovu podívejte. Představte si každou jednotlivou situaci a napište, co by se bylo stalo, kdybyste řekl/a NE. Napište své obavy, strachy a veškeré možné negativní dopady toho, kdyby vaše ústa nahlas řekla NE.
- Teď se podívejte na dané situace ještě jednou a představte si vše pozitivní, co by se stalo, kdybyste řekl/a NE. Představte si zcela vědomě situaci a její pozitivní přínosy pro vás, když řeknete NE.
Pár tipů, jak se učit říct NE
- Vyjadřujte se jednoznačně.
- Naberte odvahu říct NE. Použijte vizualizaci. Představujte si pozitivní efekt, když NE řeknete.
- Říkat NE je věcí tréninku.
- Uvědomujte si svůj dech, své pocity a říkejte NE s upřímností.
- Začněte říkat NE v jednoduchých situacích.
- Hledejte kompromisy způsobem, aby byly spokojené obě komunikační strany (tzv. strategie win-win).
Příklady, jak říkat NE v rámci strategie win-win:
Představte si, že za vámi přišla kolegyně a poprosila vás, abyste jí pomohl/a s měsíční uzávěrkou. Vy sice nemáte časovou kapacitu, ale neumíte jí říct NE. Můžete zvolit strategii kompromisu. Tudíž vaše odpověď může být: „ANO, můžu tuto měsíční uzávěrku dnes po pracovní době udělat za tebe. Zítra si ale vezmu volno a poprosím tě, abys strávila dvě hodiny na pokladně a vyřídila zakázky, které čekají na mě.“
Další modelovou situací může být příběh s partnerem. Partner přijde s přáním jít do kina. Vy víte, že opět bude chtít vybrat nějaký sci-fi film a vy máte rád/a komedie. Když neumíte říct NE, můžete říct ANO, ale jinak. Takže možná strategie může vypadat takto: „ANO, můžu jít s tebou do kina, ale film vyberu sám/a.“
Jak říct jednoduše NE, když vás žádosti o pomoc obtěžují
V situacích,kdy se na vás s žádosti o pomoc obrátí někdo, kdo jen hledá člověka, který práci odvede za něj, je dobré říct jenom NE.
Samozřejmě, že když říct přímo NE ještě neumíte, je možné odpověď formulovat třeba takto: „Je mi líto, nemám čas, takže NE“.
Některé žádosti o pomoc je možné řešit také konstruktivně tak, aby se již neopakovaly. Takže pokud vás kolega již poněkolikáté poprosí, abyste vyměnil/a toner v tiskárně, můžete mu nabídnout, že mu to ukážete, zaučíte jej a příště již výměnu zvládne sám. „Rád/a ti teď ukážu, jak toner vyměnit, naučím tě to – a příště již vše zvládneš sám.“
Jak říct NE v konceptu nenásilné komunikace
Nenásilná komunikace je komunikačním nástrojem, který zohledňuje potřeby všech zúčastněných. Základní princip tkví ve schopnosti vyjádřit své vlastní pocity a potřeby a empaticky naslouchat pocitům a potřebám komunikačního partnera. Tudíž i když chcete říct NE, je potřeba se empaticky naladit na potřeby žadatele a souběžně si uvědomit i své vlastní potřeby, které jsou pro vás důležité.
Příklad
Kolega vás osloví s prosbou o pomoc při přestěhování jeho kanceláře ve čtvrtekodpoledne. Jenomže vy v tento den nemůžete, vyzvedáváte dítě ve školce.
Vždy na prosbu kolegy reagujte s empatií a pamatujte na naplňování svých i kolegových potřeb. Jak říct NE ve 4 krocích?
1. krok: Empatické propojení: „Děkuji ti za projevenou důvěru, že ti mohu pomoct.“
2. krok: Pochopení potřeb komunikačního partnera: „Rozumím, že potřebuješ kancelář přestěhovat.“
3. krok: Identifikace vlastních potřeb: „Já potřebuji ve čtvrtek vyzvednout dítě ze školky.“
4. krok: „A proto NE.“ (řekněte to NE ve výdechu)
Co získáte,když se naučíte říct NE?
- Naučíte se vážit si sebe a svého času.
- Když si vážíte sebe, tak i ostatní si budou vážit vás a vašeho času.
Prokrastinace a neschopnost říkat NE jsou hlavní překážky produktivity. Plánování, „TO DO“ listy a technika Pomodoro vám pomohou lépe organizovat čas.
Naučte se rozpoznávat a odmítat méně důležité aktivity a soustřeďte se na to, co je pro vás opravdu důležité. S těmito nástroji a dovednostmi můžete efektivně čelit prokrastinaci a snáze dosáhnout svých cílů.
